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話にくいお金の清算をスマートに!飲み会の清算メール

      2017/04/08

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楽しい飲み会を無事開催できたと、幹事はホッと胸をなでおろしている人も多いようです。

幹事の仕事は後日行う、飲み会にかかった金額の清算報告までが大切です。

特に、大人数での飲み会の場合は、しっかりと会計報告を行うようにしましょう。

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飲み会の会計報告項目

まず飲み会の清算をメールで行う場合は、飲み会にかかった費用人数、景品や花束を準備した場合は、景品や花束にかかった費用を明記して報告します。

 

上司からの費用を明記するときの注意

よくあるのが、飲み会への費用を上司が多めに出してくれるケースです。

この場合、メールにしっかりと御厚志や酒肴料と明記していただいた費用を事が重要です。

この場合、複数の上司から費用をいただいたら、合計金額で明記する事が鉄則です。

 

上司の名前をそれぞれに明記して費用を記載すると、かなりの失礼にあたるので、

細かく報告することが大切でも、相手への失礼にならないように十分に注意して行う事が大切です。

 

添付書類も忘れずに

飲み会が終了して、清算メールを送る場合、しっかりとレシートなどもスキャンしてメールに添付する事が必要です。

特に、収支に関しては、細かく行うとともに、女性と男性で費用を分けた場合もその旨をしっかりと明記しておくようにしましょう。

飲み会の清算で重要なのが、徴収した回避が余ってしまった場合の対処法です。

これは、事前に会費を徴収していたときにおこりやすいので、事前に余った分をどうするかを決めておくことも必要です。

 

余った費用の対処法

1000円以上余ってしまった場合は、それぞれに返金するのがマナーではありますが、

数百円程度の場合は、それぞれに返金する手間があるため、次回の飲み会に回す事もあります。

次回の飲み会に余った金額を回す場合は、その旨を飲み会終了後の清算メールに記載して参加者に伝えるようにしましょう。

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2次会へんも繰り越しはタブー

また、やってはいけないケースとして、飲み会で徴収した金額が余った場合、2次会の費用に回すというケースです。

この場合、2次会に参加していない人たちが嫌な思いをする事があるので、2次会に回すのはやめて、次回の飲み会に回すのが正解です。

 

幹事の仕事は何かと役立つ

幹事の仕事は、事前の準備から、当日の進行、終了後の会計報告とやる事はもりだくさんですが、

しっかりと滞りなく開催する事で、上司や先輩、同僚からの印象も良く思われます。

 

また、上手にこなせるかどうかが上司からの評価を上げる事にもつながるので、

飲み会だからと言って気を抜かずに、最後まで丁寧にやりきっていく事が重要です。

飲み会を取り仕切れるようになると、社会人としても、上手に世渡りしていけるようになるので、

いやいややるのではなく、全力でやりきる事が大切です。


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